Spausdintuvas – ne baldas, o darbo įrankis
Daugelyje biurų spausdintuvas stovi kampe kaip koks senas baldas – niekas apie jį negalvoja tol, kol viskas veikia. Tada vieną rytą, kai reikia skubiai išspausdinti sutartį prieš svarbų susitikimą, aparatas pradeda rodyti klaidos pranešimą arba tiesiog nieko nedaro. Ir prasideda chaosas: skambučiai į IT, ieškojimas kas gali padėti, vėluojantys dokumentai.
Tai klasikinė situacija, kurią pažįsta beveik kiekvienas, dirbęs biure. Ir ji atsiranda ne dėl to, kad spausdintuvai yra prasti – dažniausiai ji atsiranda dėl to, kad niekas jais nesirūpino laiku. Techninė priežiūra nėra kažkoks papildomas išlaidų straipsnis, kurį galima ignoruoti. Tai investicija, kuri tiesiogiai veikia darbo efektyvumą, įrangos tarnavimo laiką ir galiausiai – įmonės pinigus.
Šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kodėl reguliari spausdintuvų priežiūra yra svarbi, ką ji apima, kaip ją organizuoti ir ko tikrai nereikėtų daryti patiems.
Kiek kainuoja ignoravimas
Pradėkime nuo skaičių, nes jie kalba geriausiai. Vidutinis biuro spausdintuvas, kuriuo naudojasi 10–20 žmonių, per metus atspausdina dešimtis tūkstančių puslapių. Kiekvienas spausdinimo ciklas – tai mechaninis procesas su judančiomis dalimis, šilumos poveikiu, popieriaus trintimi. Visa tai dėvisi. Klausimas tik – kaip greitai.
Kai spausdintuvas sugenda dėl neprižiūrėtos techninės būklės, remonto kaina dažnai būna kelis kartus didesnė nei būtų buvusi profilaktinė priežiūra. Pavyzdžiui, užsikimšę volelio guoliai, kuriuos galima aptikti ir sutepti per reguliarų patikrinimą, jei ignoruojami, gali sukelti viso popieriaus tiekimo mechanizmo gedimą. Tai jau ne 20 eurų darbas – tai gali kainuoti 150–300 eurų arba net reikalauti dalies keitimo.
Be to, yra dar vienas aspektas, kurį dažnai pamiršta – darbuotojų laikas. Kai spausdintuvas stringa, žmonės praleidžia laiką bandydami ištraukti popierių, perkraudami aparatą, laukdami kol IT specialistas ateis. Jei tai nutinka reguliariai, per metus susidaro nemažas prarastas darbo laikas. O darbuotojų laikas kainuoja.
Taip pat verta paminėti spausdinimo kokybę. Neprižiūrėtas spausdintuvas pradeda spausdinti su juostelėmis, neryškiai, netolygiai. Jei tai – klientams skirti dokumentai, pasiūlymai ar prezentacijos, tai tiesiogiai veikia įmonės įvaizdį. Niekas nenori gauti sutarties, kuri atrodo lyg ją spausdino aparatas iš 2003 metų.
Kas iš tikrųjų vyksta viduje
Norint suprasti, kodėl priežiūra svarbi, reikia bent minimaliai suprasti, kaip spausdintuvai veikia. Lazerinis spausdintuvas – o tai yra labiausiai paplitęs biuro spausdintuvų tipas – naudoja šilumos ir elektrostatikos principą. Toneris (milteliai) pritraukiamas prie būgno, paskui perkeliamas ant popieriaus ir „įkepamas” termobloku.
Šiame procese dalyvauja daugybė judančių dalių: popieriaus tiekimo voleliai, perkėlimo juosta, termoblokas, valymo šepetėliai. Visi jie laikui bėgant dėvisi ir kaupia nešvarumus. Tonerio dulkės – labai smulkios – prasiskverbia į visas ertmes ir kaupiasi ten, kur jų neturėtų būti.
Rašaliniai spausdintuvai turi kitokias problemas. Jų spausdinimo galvutės gali užsikimšti, jei spausdintuvas ilgai nenaudojamas arba naudojamas nereguliariai. Rašalas išdžiūsta kanaluose ir tada net naujas kasetė nepadeda – reikia valyti galvutę, o tai ne visada pavyksta iki galo.
Daugiafunkciniai aparatai (MFP), kurie taip pat skenuoja ir kopijuoja, turi dar daugiau komponentų – skenerio stiklą, automatinį dokumentų tiekiklį (ADF), atskirus volelius dokumentų tiekimui. Kiekvienas iš šių elementų reikalauja atskiro dėmesio.
Žinant visa tai, tampa aišku: tai nėra paprastas prietaisas, kurį galima tiesiog įjungti ir pamiršti. Tai mechaninis-elektroninis kompleksas, kuriam reikia dėmesio.
Ką apima reguliari techninė priežiūra
Techninė priežiūra – tai ne tik „nuvalyti dulkes”. Tai sistemingas procesas, kurį galima suskirstyti į kelis lygius.
Kasdienė ar savaitinė priežiūra – tai tai, ką gali daryti patys darbuotojai. Tai apima:
- Išorinių paviršių valymą nuo dulkių ir nešvarumų
- Popieriaus dėklo tikrinimą – ar popierius tinkamai sudėtas, ar nėra sulankstytų lapų
- Skenerio stiklo valymą (jei aparatas turi skenerį) – net maža dėmė gali sukelti juodas linijas ant kopijų
- Klaidos pranešimų stebėjimą ir jų fiksavimą
Mėnesinė ar ketvirtinė priežiūra – tai jau reikalauja daugiau žinių arba techninės pagalbos:
- Vidaus valymas nuo tonerio dulkių (tam naudojami specialūs siurbliai ar šluostės – ne įprastas dulkių siurblys, nes jis gali paskleisti dulkes po visą aparatą)
- Popieriaus tiekimo volelių tikrinimas ir valymas – jie kaupia popierių dulkes ir riebalus nuo rankų
- Termobloko būklės tikrinimas
- Programinės įrangos (firmware) atnaujinimų tikrinimas
Metinė ar pusmetinė profilaktinė priežiūra – tai jau pilnas techninis patikrinimas, kurį turėtų atlikti specialistas:
- Visų judančių dalių apžiūra ir tepimas
- Volelių keitimas pagal gamintojo rekomenduojamą ciklą
- Termobloko būklės įvertinimas ir keitimas jei reikia
- Elektros jungčių tikrinimas
- Kalibravimas ir testo spausdinimas
Svarbu suprasti, kad šie intervalai yra orientaciniai. Intensyviai naudojamas aparatas reikalauja dažnesnės priežiūros. Jei spausdintuvas per mėnesį atspausdina 5000 puslapių, jo dėvėjimasis yra visiškai kitoks nei to, kuris spausdina 500.
Kasetės – ne tik rašalas ar toneris
Atskira tema – kasetės ir jų poveikis aparato būklei. Čia yra daug mitų ir klaidingų sprendimų, kurie ilgainiui kainuoja brangiai.
Lazeriniuose spausdintuvuose tonerio kasetė dažnai yra integruota su būgnu (drum unit). Tai reiškia, kad keičiant kasetę, keičiamas ir būgnas – tai vienas iš svarbiausių aparato komponentų. Kai žmonės perka pigias neoriginalias kasetes, jie dažnai nesupranta, kad kartu gauna ir prastesnės kokybės būgną, kuris gali palikti dėmes, spausdinti netolygiai arba net sugadinti termobloką.
Dar blogiau – kai kasetės yra perpildytos (refilled) nekokybiškai. Tonerio milteliai, kurie neatitinka gamintojo specifikacijų, gali turėti kitokį lydymosi tašką. Tai reiškia, kad termoblokas turi dirbti kitaip nei suprojektuotas – o tai spartina jo dėvėjimąsi.
Tai nereiškia, kad reikia visada pirkti tik originalias kasetes – tai būtų per kategoriškas teiginys. Tačiau reikia rinktis patikimus gamintojus ir vengti pigiausių variantų iš nežinomų šaltinių. Sutaupyti 5 eurus ant kasetės ir tada mokėti 200 eurų už termobloko keitimą – tai nėra gera ekonomika.
Rašaliniuose spausdintuvuose situacija panaši. Neoriginalus rašalas gali turėti kitokią klampą, kitokį džiūvimo greitį. Tai gali sukelti galvutės užsikimšimą arba rašalo pratekėjimą. Kai kurie gamintojai netgi nustato aparatų garantiją kaip negaliojančią, jei naudojamas neoriginalus rašalas – nors tai yra atskira diskusija apie vartotojų teises.
Savų jėgų ribos – kada kviesti specialistą
Yra dalykų, kuriuos galima ir reikia daryti patiems. Ir yra dalykų, kurių tikrai nereikėtų bandyti daryti be patirties.
Pats spausdintuvas dažnai signalizuoja, kad kažkas negerai – reikia tik mokėti skaityti tuos signalus. Štai keletas situacijų, kai reikia kviesti specialistą, o ne bandyti spręsti patiems:
Reguliarūs popieriaus strigiai – jei popierius stringa ne kartą per savaitę, o kelis kartus per dieną, tai ne atsitiktinumas. Tai rodo, kad voleliai yra susidėvėję arba yra mechaninis gedimas. Nuolat traukiant popierių galima dar labiau pažeisti mechanizmą.
Keisti garsai – spausdintuvas turi savo „normalų” garsą. Jei atsiranda girgždesys, trinktelėjimai, neįprasti mechaniniai garsai – tai signalas, kad kažkas trinasi ten, kur neturėtų. Tokie garsai retai praeina savaime.
Dėmės ant spaudinių – jei ant kiekvieno lapo yra vienodoje vietoje dėmė arba juostelė, tai dažniausiai rodo būgno arba termobloko problemą. Tai nėra kasetės keitimo klausimas.
Klaidos pranešimai apie mechanines dalis – šiuolaikiniai spausdintuvai turi diagnostiką ir gali pranešti, kai tam tikra dalis pasiekė savo resursą. Tokie pranešimai nereikėtų ignoruoti.
Elektros problemos – jei spausdintuvas neįsijungia, periodiškai išsijungia arba rodo elektros klaidas, tai jau tikrai ne vartotojo kompetencijos sritis.
Svarbu ir tai, kad bandant patiems taisyti sudėtingesnius gedimus, galima prarasti gamintojo garantiją. Jei aparatas dar garantinis, visada geriau kreiptis į autorinį servisą.
Priežiūros sutartys – ar verta?
Daugelis spausdintuvų tiekėjų ir servisų siūlo priežiūros sutartis – tai reguliarūs apsilankymai, prioritetinis aptarnavimas gedimo atveju ir kartais net dalių keitimas įtrauktas į kainą. Ar tai apsimoka?
Atsakymas priklauso nuo kelių faktorių. Jei biure yra 5 ir daugiau spausdintuvų, priežiūros sutartis beveik visada apsimoka – tiek finansiškai, tiek laiko atžvilgiu. Niekas neturi sekti, kada kuriam aparatui reikia priežiūros, niekas neturi ieškoti serviso kiekvieną kartą, kai kažkas sugestų.
Jei biure yra vienas ar du aparatai, situacija sudėtingesnė. Čia reikia paskaičiuoti: kiek kainuoja sutartis per metus, kiek vidutiniškai kainuodavo remontas be sutarties, ir kiek laiko praleidžiama tvarkant su spausdintuvais susijusius klausimus.
Renkantis priežiūros sutartį, verta atkreipti dėmesį į kelis dalykus:
- Koks yra reagavimo laikas gedimo atveju? 4 valandos ir 3 darbo dienos – tai labai skirtingi dalykai
- Ar į sutartį įtrauktos dalys ir medžiagos, ar tik darbas?
- Kiek profilaktinių apsilankymų per metus numatyta?
- Ar sutartis apima visus aparato komponentus, ar yra išimčių?
- Kokia sutarties nutraukimo tvarka?
Taip pat verta paklausti apie SLA (Service Level Agreement) – tai dokumentas, kuriame aiškiai aprašyti aptarnavimo standartai ir atsakomybė, jei jie nesilaikomi. Rimti servisai tokį dokumentą turi.
Kai spausdintuvai tampa strateginiu klausimu
Gali atrodyti, kad spausdintuvų priežiūra – tai smulkmena, kuria turėtų rūpintis IT specialistas ar administratorė, bet tikrai ne vadovybė. Tačiau tai klaidingas požiūris, ypač didesnėse organizacijose.
Spausdinimo infrastruktūra – tai ne tik aparatai. Tai tonerio ir rašalo atsargų valdymas, popieriaus tiekimas, duomenų saugumas (šiuolaikiniai spausdintuvai turi vidinę atmintį, kurioje gali likti spausdintų dokumentų kopijos), tinklo saugumas (spausdintuvai yra tinklo įrenginiai ir gali būti atakų taikiniai).
Didelėse organizacijose vis populiarėja MPS (Managed Print Services) modelis – tai kai visa spausdinimo infrastruktūra perduodama valdyti išoriniam tiekėjui. Tiekėjas stebi aparatų būklę nuotoliniu būdu, automatiškai siunčia tonerį kai jo lygio lieka mažai, atlieka priežiūrą pagal grafiką. Įmonė moka fiksuotą kainą už puslapį arba mėnesinį mokestį.
Šis modelis turi privalumų: nuspėjamos išlaidos, mažiau administracinės naštos, profesionalus valdymas. Tačiau jis tinka ne visiems – mažoms įmonėms tai gali būti per brangu arba per sudėtinga.
Nepriklausomai nuo dydžio, kiekviena organizacija turėtų turėti bent minimalų spausdinimo politikos dokumentą: kas atsakingas už aparatų priežiūrą, kur kreiptis gedimo atveju, kaip tvarkomi tonerio užsakymai, kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais. Tai skamba formaliai, bet praktiškai tai sutaupo daug laiko ir painiavos.
Spausdintuvas biure – tai kaip automobilis: jei juo rūpiniesi, jis tarnauja ilgai ir patikimai. Jei ignoruoji techninę apžiūrą, vieną dieną atsiduri kelio viduryje su gedimu, kurio galėjai išvengti. Reguliari priežiūra nėra išlaidų didinimas – tai išlaidų valdymas. Ir kuo anksčiau tai supranta biuro vadovai, tuo mažiau nemalonių staigmenų jų laukia.
